Bardzo częste problemy z BIP wynikają z nie z trudności w obsłudze czy błędów aplikacji, a raczej niezorganizowanego systemu nazewnictwa i hierarchii. W związku z tym, postanowiliśmy zaproponować kilka prostych rozwiązań jakie pomogą w pracy z BIP i nie tylko. Na pewno jednak pomogą nam samym i odbiorcom informacji publicznej w przebijaniu się przez gąszcz informacji.
Podstawowe i najczęściej spotkane niezgodności jakie można w bardzo łatwy sposób zniwelować:
- Chaotycznego systemu nazywania plików, lub pseudo zorganizowany
- Brak hierarchicznej struktury treści
- Załączniki w nietypowych formatach danych
- „Rozrzucanie” odnośników po treści bez ich grupowania
To tylko niektóre przykłady tego jak można sobie i innym utrudnić życie.
Chaotyczny system nazewnictwa
Zacznijmy od chaosu nazewniczego. Jeśli organizacja publikuje na przykład ogłoszenia o przetargach warto zastanowić się jak nazwać plik z ogłoszeniem, SIWZ itd., tak by łatwo można było się domyśleć czego dotyczy dany dokument czy załącznik. Często spotykamy się z tym, że użytkownicy nazywają pliki: przetarg.doc, przetarg1.doc ogloszenie.doc siwz.doc itd. Załóżmy, że odbywają się u nas 3 przetargi w roku, każdy z nich w innej dziedzinie a mimo wszystko na Pulpicie (bo to jest ulubione miejsce przechowywania plików) mamy przetarg.doc przetarg(1).doc przetarg1.doc
nie wiadomo co jest czym ….
Proponujemy rozwiązanie następujące:
sygnatura_nazwa_dokumentu.rozszerzenie.
np.: ZDP_III_3-12/2007_Oglosznie.pdf
Od razu wiadomo o jaki przetarg chodzi i jaki jest to dokument w danym przetargu. Warto też zwrócić uwagę na to jakie jest rozszerzenie pliku, Jeśli to tylko możliwe a w 99% przypadków, tak, tworzymy dokumenty w formacie uniwersalnych dokumentów np. PDF. Doc nie jest uniwersalny bo nie każdy posiada Microsoft Word – co się może wiązać z niezrozumieniem właściwym treści. PDF jest multiplatformowy i jego odczytanie możliwe jest na każdym komputerze a teraz także i na telefonach komórkowych i podobnych urządzeniach.
Nie nazywajmy też plików np 1, 2 ,3, 1a itd.. za rok nikt nie będzie miał pojęcia co to za pliki – a jeśli ktoś będzie musiał przejąć naszą pracę nijak nie będzie wiedział „co autor miał na myśli”. Szanujmy siebie i innych.
Jeśli plików w danym przetargu jest wiele przygotujmy także plik ZIP w którym znajdą się wszystkie dokumenty w BIP i łatwiej i szybciej będzie zainteresowanemu pobrać żądaną treść.
Hierarchia treści
Nie wszyscy mają ścisły umysł, ale każdy rozumie doskonale hierarchię, struktury podporządkowane i zależności pomiędzy nimi. W strukturze treści jest podobnie.
Jeśli folder zawiera wszystkie pliki typu uchwala rady gminy i różnią się one tylko kolejnym numerem – trudno jest komukolwiek szukać to co jest mu aktualnie potrzebne. Zastosować tu warto strukturę hierarchiczna np:
Uchwały
–> Kadencja I
—>Rok 2001
—>Rok 2002
—>Rok 2003
–>Kadencja II
—>Rok 2004
—-> Projekty
—-> Uchwalone
—-> Odrzucone
W ten sposób łatwiej jest cokolwiek odnaleźć, a można też posłużyć się mechanizmami do automatyzacji pracy.